Nous savons tous que le changement peut être intimidant. Par conséquent, cela nécessite le dévouement et l'implication de toutes les personnes touchées.
Pour y parvenir, il est fondamental de créer une compréhension et une certitude quant au processus de transformation.
Il ne suffit pas de transmettre les informations et les dates de mise en œuvre.
La compréhension et l'acceptation doivent être obtenues et les peurs et les préoccupations doivent être prises en compte.
Cela ne peut pas être réalisé en diffusant des informations dans une seule direction. Au contraire, l'échange et la communication bilatérale sont essentiels et devraient être sponsorisés.
Une stratégie d'information et de communication organisée doit être développée et mise en œuvre. Les points suivants sont donc essentiels :
Voici quelques conseils à prendre en compte lors de l'élaboration d'une stratégie de communication :
Une quantité importante d'instruments d'information et d'interaction peuvent être utilisés pour renforcer la prise de conscience et la clarté, tels que
En outre, il sera important d'utiliser des mécanismes permettant la discussion et l'échange, tels que :
Le succès de votre stratégie de communication ne repose pas uniquement sur un plan bien pensé. Il est important de bien exécuter le plan et de recueillir des commentaires pour adapter la stratégie au besoin.
Un tel changement ne se produira pas du jour au lendemain, mais grâce au parrainage des dirigeants, des chefs de département et des chefs de projet, il sera plus facile d'adopter de nouveaux comportements plus sains. Ces dirigeants devraient également être disponibles pour des interactions individuelles et pour répondre à des préoccupations personnelles.
En outre, ils doivent profiter de chaque occasion pour sensibiliser à l'importance et à l'urgence du changement et impliquer les gens dans la réalité à venir.
Lors de la conception d'un plan de communication, une attention particulière doit être portée à la nécessité de requalifier et de former, notamment, dans quelle mesure elles seront nécessaires et au soutien qui sera fourni.
Ce point est un élément clé pour renforcer les capacités internes et n'est pas systématiquement abordé dans les programmes de changement. Vous ne pouvez pas compter sur les membres de l'équipe pour adopter pleinement la transformation s'ils n'ont pas acquis les nouvelles compétences nécessaires à son exécution.
De même, si le lancement d'un nouveau processus ou d'un nouveau système n'est communiqué que par e-mail ou avec peu de possibilités de discussion et d'échange, le degré d'adoption sera, sans surprise, atténué.
Souvent, le temps nécessaire à la socialisation du changement est réduit afin d'accélérer le déploiement d'un programme de changement. De même, la formation est réduite au minimum en supposant que les personnes comprendront comment exécuter les nouvelles tâches, car « elles ne sont pas très compliquées ». Les informations sont donc transmises sous forme de documents à lire dans le but de réduire les dépenses.
C'est souvent une erreur et cela représente une énorme occasion manquée de renforcer les chances de succès. Le développement de la prise de conscience et de l'engagement face à la nouvelle réalité permettra de réduire la résistance au changement et d'accroître le soutien des parties prenantes.
Bien que la compréhension de la nécessité du changement soit la stratégie la plus efficace, elle ne suffira pas pour toutes les parties prenantes concernées. Dans de tels cas, les responsables du changement devront également adapter le message de « vouloir changer » à « devoir changer ».
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